Trong kinh doanh, việc tiếp nhận và xử lý đơn hàng là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu cần chú ý. Nó không chỉ ảnh hưởng đến trải nghiệm mua sắm của khách hàng mà còn tác động đến toàn bộ hệ thống quản lý của cửa hàng đó. Vậy quy trình quản lý đơn hàng trong kinh doanh online diễn ra như thế nào? Hãy cùng Sea.vn tìm hiểu trong bài viết dưới đây:
Quản lý đơn hàng là gì?
Quản lý đơn hàng là quá trình quản lý và theo dõi các đơn hàng của một doanh nghiệp từ khi đơn hàng được nhận đến khi đơn hàng được giao cho khách hàng. Quá trình này chỉ kết thúc khi khách hàng nhận được hàng và bạn thu được tiền từ họ.
Nếu không hợp lý hóa quy trình này sẽ dẫn đến nhiều rủi ro cho doanh nghiệp. Đặc biệt là các tình trạng choáng ngợp với số lượng đơn hàng hoặc sai sót trong quá trình đóng gói, giao hàng. Các công nghệ thông tin hiện đại như phần mềm quản lý đơn hàng, hệ thống quản lý kho, đơn hàng và vận chuyển giúp tăng cường khả năng tiếp nhận và xử lý đơn hàng, tăng hiệu quả và nâng cao năng suất sản xuất của doanh nghiệp.
Xem thêm: Ecommerce Fulfillment là gì? Vai trò và phương thức vận hành E fulfillment?
Vai trò của quản lý đơn hàng trong kinh doanh online
Việc quản lý đơn hàng rất quan trọng trong các hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Đặc biệt là đối với các công ty thương mại điện tử, bán lẻ hoặc bán hàng qua mạng.
- Quản lý hiệu quả số lượng đơn hàng và lượng hàng tồn kho: Việc tạo đơn có trình tự và khoa học giúp doanh nghiệp tiếp nhận, xử lý và giao hàng đúng thời hạn. Đồng thời, bằng cách thường xuyên cập nhật thông tin về lượng hàng tồn kho, hạn sử dụng, các đơn vị kinh doanh có thể đưa ra các dự đoán và kịp thời nhập hàng để cung cấp cho các đơn hàng tiếp theo.
- Giảm thiểu sai sót: Đơn hàng được quản lý đúng cách giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý đơn hàng, giúp đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ được chuẩn bị và giao hàng đúng và chất lượng nhất. Đặc biệt, khi đơn hàng ngày một nhiều từ nhiều kênh bán hàng khác nhau, việc quản lý đơn hàng một cách khoa học là hoàn toàn cần thiết để giải quyết các thắc mắc từ khách hàng và kiểm soát đơn hàng hiệu quả.
- Tối ưu hóa quá trình vận chuyển: Một quy trình xử lý đơn hàng tối ưu sẽ giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình vận chuyển, đặc biệt là trong kinh doanh online, nơi các sản phẩm cần được vận chuyển đến khách hàng trên toàn quốc hoặc thậm chí toàn cầu.
- Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Quản lý đơn hàng giúp các doanh nghiệp cải thiện trải nghiệm khách hàng bằng cách cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác về tình trạng đơn hàng, giúp khách hàng yên tâm về việc mua hàng và đánh giá tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
Quy trình quản lý đơn hàng hiệu quả trong kinh doanh online
Quy trình xử lý đơn hàng đúng cách trong kinh doanh online được vận hành theo 5 bước cơ bản sau đây:
Tiếp nhận đơn hàng
Các doanh nghiệp online cần đảm bảo rằng họ tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả. Điều này bao gồm việc cung cấp các kênh đặt hàng trực tuyến, giải đáp các câu hỏi từ khách hàng về sản phẩm hoặc dịch vụ. Bạn cũng cần cung cấp các thông tin cần thiết cho khách hàng để họ có thể đặt hàng dễ dàng hơn. Nhận được đơn đặt hàng, nhân viên cần xác nhận lại một lần nữa những thông tin của khách hàng để đảm bảo không có sự sai sót nào. Đó là các thông tin như: mặt hàng, số lượng sản phẩm, thông tin giao hàng và địa chỉ liên hệ…
Tạo đơn hàng
Ở bước này, bạn cần kiểm tra tính khả thi của đơn hàng, cập nhật thông tin về đơn hàng. Sau đó, xác nhận với khách hàng về việc đơn hàng của họ đã được tiếp nhận. Khi thống kê đơn hàng, hãy sắp xếp chúng theo trình tự thời gian và bắt đầu xử lý từ đơn đặt hàng sớm nhất. Đó là cách đơn giản nhất giúp bạn loại bỏ những thiếu sót, đồng thời đảm bảo sự công bằng cho khách hàng.
Kiểm tra và đóng gói hàng hóa
Việc đóng gói bao gồm các công việc quan trọng như chọn vật liệu đóng gói phù hợp, cân gói, đóng gói và dán nhãn giao hàng. Ở bước này, bạn cũng cần kiểm tra ký các thông tin về số lượng, hạn sử dụng của sản phẩm. Hãy đảm bảo rằng quy trình đóng gói tuân thủ theo các quy định để đảm bảo chất lượng hàng hóa trong quá trình vận chuyển đến tay khách hàng.
Vận chuyển và giao hàng
Sau khi xử lý đơn hàng, các doanh nghiệp cần vận chuyển sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng. Việc này bao gồm cung cấp các thông tin liên quan đến đơn hàng cho đơn vị vận chuyển và theo dõi tình trạng vận chuyển. Tùy thuộc vào cách vận hành kinh doanh và quy mô doanh nghiệp để chọn hình thức vận chuyển phù hợp. Bạn có thể sử dụng đội ngũ shipper riêng, được đào tạo bài bản. Ngoài ra có thể sử dụng các đơn vị vận chuyển trên thị trường như Ahamove, Giao hàng tiết kiệm, Giao hàng nhanh… Các dịch vụ vận chuyển fulfilled cũng dần được phổ biến trong thời gian gần đây. Đây là giải pháp giúp khắc phục những khó khăn tron xử lý đơn hàng và đưa hàng hóa đến tay khách hàng một cách nhanh nhất.
Xác nhận giao hàng và thu tiền
Khi sản phẩm được giao tới khách hàng, các doanh nghiệp cần cập nhật tình trạng đơn hàng và đảm bảo rằng khách hàng đã nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ đúng và chất lượng nhất. Nếu đơn hàng chưa được thanh toán trước, đơn vị vận chuyển sẽ có trách nhiệm thu tiền giúp bạn.
Trong trường hợp sản phẩm bị lỗi hoặc khách hàng muốn trả lại sản phẩm, các doanh nghiệp cần quản lý quá trình trả hàng và hoàn tiền. Việc này bao gồm đánh giá tình trạng sản phẩm, xử lý các yêu cầu trả hàng và hoàn tiền và cập nhật thông tin về tình trạng đơn hàng cho khách hàng.
Có nên sử dụng dịch vụ Fulfillment tại Sea.vn không?
Không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ nguồn lực để vận hành hiệu quả quy trình xử lý đơn hàng. Vì vậy Sea.vn mang đến cho bạn giải pháp dịch vụ Fulfillment cực kỳ hiệu quả và tiết kiệm với chất lượng hàng đầu Đông Nam Á.
Dịch vụ Fulfillment tại Sea.vn sẽ giúp bạn:
- Tối ưu thời gian tiếp nhận và xử lý đơn hàng
- Tiết kiệm chi phí vận hành kho bãi và đội ngũ vận chuyển
- Tập trung nguồn lực vào các hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp
- Nếu bạn đang kinh doanh online tại các nước trong khu vực Đông Nam Á, các dịch vụ Fulfillment Malaysia, Philippines, Indonesia, Thái Lan, sẽ giúp doanh nghiệp của bạn đạt hiệu quả cao nhất trong việc mở rộng sang thị trường nước ngoài.
Tổng kết
Tóm lại, quản lý đơn hàng là một phần không thể thiếu trong kinh doanh, đặc biệt là kinh doanh online. Một quy trình quản lý các đơn hàng hiệu quả giúp đảm bảo rằng khách hàng nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ đúng thời gian và chất lượng. Đồng thời giúp doanh nghiệp quản lý tốt quá trình sản xuất và vận chuyển, giảm thiểu thời gian xử lý đơn hàng và tối ưu hóa chi phí.
